La labor del abogado y la hoja de encargo

Comenzar un nuevo año siempre trae consigo un sinfín de tareas y actividades pendientes. Propósitos que a menudo desaparecen del camino y que aparecen en los últimos compases del año como recordatorios punzantes de lo que pudo ser. También se dan los casos en los que esos propósitos nos acompañan; nace, crecen, se reproducen y permanecen.

En el mundo jurídico ocurre esto mismo. Propósitos e ideas de innovación, adaptación y mejora que a lo largo del año, bien por falta de tiempo, bien por falta de cafeína, caen en saco roto. Y, ya que hablamos de propósitos y buenas costumbres, vamos a comenzar el año con un tema que, si bien es sencillo y no tiene mucha complicación, resulta necesario recordar para evitar problemas más adelante.

1. LA LABOR DEL ABOGADO

La función principal del abogado como profesional radica en el asesoramiento legal y asistencia letrada en cuanto procediera. De igual forma, es de sobra conocido que estas labores no son sino el grueso principal de la práctica de la Abogacía y que nos encontramos otros muchos ámbitos a tener en cuenta en el día a día del profesional jurídico.

La figura del abogado en la actualidad trasciende de las funciones que se le venían comúnmente atribuyendo. Marketing digital, legal branding, SEO y SEM, desarrollo de publicidad, técnicas de comunicación y el uso de redes sociales son algunas de las nuevas vertientes que se posicionan como puntos de entrada en el mercado y cómo accesos a través de los cuales los potenciales clientes y usuarios de entornos web pueden contactar y solicitar de tus servicios.

Obviamente, todas estas nuevas dinámicas presentan dificultades propias ya que, a menudo, nosotros como abogados nos formamos única y exclusivamente para la parte enfocada en el servicio puramente legal, ya hablemos de asesoramiento o de representación en sede judicial. Ahora mismo, con la irrupción de tecnologías como el desarrollo de software generativo y aplicaciones que hacen uso de Inteligencia Artificial para dar cobertura a acciones que a un humano le costaría horas o incluso días, la pregunta que acecha entre las sombras es ¿Qué más tenemos que hacer?

Sobre este punto me manifestaré muy brevemente puesto que lo relacionado con la Inteligencia Artificial (en adelante IA) y la Abogacía todavía se encuentra en una etapa muy inicial en lo que refiere a la posibilidad de que los servicios de un profesional jurídico se vean suplantados por un sistema “autónomo e inteligente”.

Este tipo de sistemas que incluyen la palabra IA por los cuatro puntos cardinales son verdaderamente útiles pero, si acudimos al núcleo funcional de los mismos, la pregunta que me planteo constantemente es ¿Quién aporta los datos a partir de los cuales funciona? ¿Existe un filtro técnico capaz de verificar que los inputs con los que opera el sistema no se encuentran sesgados? Estas dos preguntas surgen de la conocida expresión garbage in, garbage out y es que, si alimentamos al sistema con datos sesgados o inexactos, nada impide que los resultados que obtengamos tengan una perspectiva totalmente sesgada y alejada de los objetivos previstos inicialmente.

Esto no deja de ser un consejo y una llamada a la prudencia ya que no es oro todo lo que reluce ni correcto todo lo que puede ser producido por uno de estos sistemas. A parte, resulta aun más interesante ahondar en la procedencia de aquellos datos que no estén implementados por medio del desarrollador sino que procedan de otras bases de datos interconectadas. Tal y como puede verse, si tiramos del hilo, el ovillo no desaparece.

Como estaba comentando antes, los servicios prestados por el abogado van mucho más allá de los servicios intelectuales atribuidos a la figura del jurista sino que, a medida que la sociedad demanda un cantidad más amplia de servicios en nichos diferenciados, nosotros hemos de actualizarnos, aprender cómo llegar al cliente objetivo y saber construir vías y cauces para que la comunicación entre ambos extremos sea, en primer lugar, existente y, en segundo lugar, fluida, accesible y eficaz. La fidelización tradicional ha dado paso a un modelo en el que la consulta jurídica no en pocas ocasiones ha quedado como un contenido a partir del cual vender tu imagen como profesional.

Grosso modo, la labor del abogado si bien es cierto que no ha cambiado, se está viendo adaptada por el torrente veloz en el que se desplaza la sociedad actual. La capacidad para retener, el conocido como engagement, es una métrica más a tener en cuenta por aquellos despachos que hacen uso de las redes sociales como tejido a partir del cual atraer a posibles futuros clientes.

2. LA HOJA DE ENCARGO

Tal y como enuncia el artículo 12 del Código Deontológico de la Abogacía Española, la relación entre abogado y cliente se construye sobre la total y plena confianza. De igual forma, el abogado queda plenamente habilitado para aceptar o rechazar la llevanza de un asunto sin que medie justificación por su parte (art. 12.4 del Código Deontológico y art. 50 del Estatuto General de la Abogacía).

Así, en caso de que el abogado aceptara un determinado asunto, siempre resulta conveniente recoger la encomienda de forma escrita a fin de dotar de seguridad a las partes y poner de reflejo la iniciativa de ambas en lo que refiere al servicio que se supone el abogado ha de prestar así como una muestra de confianza por parte del cliente que se manifiesta a través de lo que se denomina como HOJA DE ENCARGO.

El Estatuto General de la Abogacía, en sus artículos 27, 48 y 49 refiere a la hoja de encargo como el medio a través del cuál formalizar el inicio de la actuación profesional así como el preceptivo deber de información que ha de acometer el abogado para con el cliente. A continuación apuntaremos una serie de cuestiones que entendemos principales respecto de la hoja de encargo:

• La utilización de esta hoja de encargo en ningún caso es imperativa. La dicción literal del art. 27.1 del Estatuto General de la Abogacía así como el artículo 15 del Código Deontológico de la Abogacía NO establecen de forma expresa la necesaria utilización de esta hoja sino que refiere a la preferencia de su uso.
• La hoja de encargo contiene, entre otros indicadores, la delimitación de los honorarios profesionales del abogado. De este modo, el cliente es plenamente consciente de la cuantía de los mismos y, en tanto se encuentra informado con carácter previo a la firma de la misma, sirve como salvaguarda en favor del abogado respecto de posibles intentos de impugnación ex post por parte del cliente.
• La formalización de la relación contractual a través de esta hoja de encargo permite, primero, hacer palpable la relación de confianza entre abogado y cliente. Segundo, dotar de seguridad al cliente respecto del desempeño esperado por parte del profesional así como de las labores que se comprenden en dicho documento; en la hoja de encargo queda reflejado pormenorizadamente el asunto que se abordará y las labores que se llevarán a cabo por parte del profesional.

Como adelantábamos, el artículo 48 y 49 del Estatuto General de la Abogacía, así como el art. 15 del Código Deontológico, recogen la información que ha de contenerse en la hoja de encargo o que, en caso de no formalizar la relación contractual por este modo, ha de ser prestada por el profesional al cliente:

• Identificación: el profesional ha de facilitar su nombre, número de identificación fiscal, Colegio al que pertenece así como el número de colegiado, el domicilio profesional y los medios de contacto a partir de los cuales comunicarse[1].

En la propia hoja de encargo habrá de contenerse, también, la identificación del cliente incorporando los datos del mismo así como los intereses que se pretenden perseguir/defender.

• Viabilidad: el profesional ha de informar al cliente sobre la viabilidad del asunto tratando de disuadirle sobre conflictos y ejercicio de acciones legales que carecieran de fundamento. De igual forma, se informará al cliente sobre las alternativas para la satisfacción del interés perseguido por el cliente.
• Honorarios: han de quedar reflejados en la hoja de encargo los honorarios profesionales y los diversos costes de actuación así como de aquellos servicios que resultaran pertinentes para la llevanza del asunto. De igual forma, el profesional ha de informar al cliente sobre las consecuencias derivadas del procedimiento así como del proceder en caso de ser condenado en costas y la cuantía aproximada de las mismas.
• Estado del procedimiento: así, habrá de dejarse constancia sobre el deber de información del abogado para con el cliente respecto del desarrollo del procedimiento y los distintos trámites y resultados obtenidos derivados del mismo quedando el cliente habilitado para solicitar copia de la documentación presentada o recibida en el seno del procedimiento.

Además de las anteriores, la información reflejada en la hoja de encargo también contendrá las pertinentes remisiones al Código Deontológico, las referencias a las normas aplicables (por ejemplo, la aplicación de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales en lo que respecta al tratamiento de los datos personales del cliente y de la documentación manejada en el propio despacho/organización), entre otras cuestiones adicionales recogidas en el art. 49 y ss. del Estatuto General de la Abogacía.

Por tanto, resumidamente ¿Por qué darle tanta importancia a la hoja de encargo profesional?

Primero, da mayor seguridad a las partes. El abogado, como profesional, permite establecer y delimitar las funciones que ha de llevar a cabo, los honorarios que a percibir por parte del cliente y, además, le aporta un cierto grado de certeza respecto de la implicación del cliente para con el servicio contratado.

Segundo, el cliente también recibe toda la información sobre el servicio y el procedimiento con un alto nivel de detalle y, además, al estar formalizada, también es conocedor de la existencia de obligaciones para ambas partes.

Tercero, dado que el cliente conoce los honorarios desde un primer momento, dota de herramientas al abogado para prevenir la posible impugnación de los honorarios.

[1] Vid. Art. 48.1, in fine, del Estatuto General de la Abogacía: “[…]Cuando se trate de una sociedad profesional o despacho colectivo, deberá informar al cliente de su denominación, forma, datos de registro, régimen jurídico, código de identificación fiscal, dirección o sede desde la que se presten los servicios y medios de contacto, incluyendo la vía electrónica.[…]”. De igual forma, cuando intervengan varios profesionales de la misma organización en el asunto, el cliente tiene derecho a conocer la identidad de cada uno de ello en los términos que recoge el art. 48.1.